HMTM - KBB - Veranstaltungsplanung

Veranstaltungsplanung HMTM

Bitte den Planungsbogen spätestens 4 Wochen vor dem Veranstaltungstermin abgeben. Nur so kann die technische Umsetzbarkeit der Veranstaltung gewährleistet werden.

Achtung: Bei Prüfungen bitte den gesonderten Planungsbogen für Prüfungskonzerte ausfüllen.

1. Veranstaltungsdetails

Ansprechpartner*in aus Lehre oder Verwaltung

E-Mail-Adresse*

Rufnummer*

Funktion

Lehre

Studierende

Verwaltung

Fach

Ensemble

Studiengang*

Bachelor

Master

Lehramt

Sonstige

Beschreibung

Instrument

Veranstaltungsdatum*

Titel der Veranstaltung*

ggf. knappe Beschreibung der Veranstaltung

Folgetermine der Veranstaltung mit identischen Veranstaltungsanforderungen

Art der Veranstaltung

Andere Art der Veranstaltung

Sonstige

Beschreibung*

Kooperationspartner*innen

Gibt es Kooperationspartner*innen?*

Ja

Nein

Institution und Ansprechpartner*in der Institution*

Kooperation genehmigt in Absprache mit Referentin für Kooperationen (Silvia von Grafenstein)*

Ja

Nein

In Klärung

2. Veranstaltungsort

Standort*

Arcisstraße 12

Luisenstraße 37a

HP8

Sonstige

Beschreibung*

Arcisstraße 12*

Beschreibung*

Luisenstraße 37a*

Reaktorhalle L 012

Carl-Orff-Auditorium L COA

Foyer Reaktorhalle

Sonstiges

Beschreibung*

HP8*

Beschreibung*

Werden Nebenräume benötigt?*

Ja

Nein

Mögliche Einspielzimmer (Zuweisung erfolgt nach Verfügbarkeit) *

Einspielzimmer klein (Solo, Duo, Trio)

Einspielzimmer mittelgroß (Quartette, Quintette, usw.)

Sonstige (Ensembleproberaum, Aufenthaltsraum, Künstlergarderobe, Lagerraum)

Welche sonstigen Räume benötigen Sie? (Zuweisung erfolgt nach Verfügbarkeit)*

Wann wird das kleine Einspielzimmer benötigt? (A)

Anzahl kleiner Räume*

Buchungstag*

Buchungsbeginn*

Buchungsende*

Wollen Sie weitere Räume ergänzen, wählen Sie bitte das ➕ -Symbol am rechten Bildrand.

Wann wird das mittel/große Einspielzimmer benötigt? (A)

Anzahl mittelgroßer Räume*

Buchungstag*

Buchungsbeginn*

Buchungsende*

Wollen Sie weitere Räume ergänzen, wählen Sie bitte das ➕ -Symbol am rechten Bildrand.

Wann wird das sonstige Einspielzimmer benötigt? (A/L)

Anzahl sonstiger Räume*

Buchungstag*

Buchungsbeginn*

Buchungsende*

Wollen Sie weitere Räume ergänzen, wählen Sie bitte das ➕ -Symbol am rechten Bildrand.

Nur von der Verwaltung auszufüllen:

3. Veranstaltungsplanung

Rahmendaten

Veranstaltungsbeginn *

18:00

19:00

20:00

Sonstiges

Alternativer Beginn

Pause*

Ja

Nein

Pausenbeginn (Dauer circa 20 Min)

Wird Pausenbewirtung im Veranstaltungsablauf gewünscht?

gewünscht

nicht gewünscht

Falls Bewirtung gewünscht:

Organisation über KBB der HMTM mit bestehendem Dienstleister

Organisation über externen Dienstleister durch Projektverantwortlichen

Bewirtung wird selbst organisiert und finanziert

Veranstaltungsende*

Empfang

Ist ein Empfang geplant?*

Ja

Nein

Empfang vor der Veranstaltung genehmigt durch HL am*

Empfang nach der Veranstaltung genehmigt durch HL am*

Veranstaltungsraum für Empfang*

Aufbau von, bis

Ist weitere Bewirtung (außerhalb der Pause, z. B. Empfang im Anschluss) in der organisatorischen Verantwortung des Projekt- und Budgetverantwortlichen geplant?

Ja

Nein

Beschreibung der geplanten Bewirtung

Organisation (Name des Caterers; Telefonnummer)

Gewünschter Aufbau

Anzahl Stehtische (max. 12)

Anzahl Ablagetische (Speisen, Getränke)

Anzahl Ablagetische (Flyer, Bücher)

Anzahl Stühle

Hinweis: In den Lichthöfen dürfen ausschließlich Materialien der Klassifizierung A1 oder A2 (nicht brennbar, z. B. Beton oder Stahl) verwendet werden.
Im Kleinen Konzertsaal (KKS) sind Materialien der Klassifizierung B1 zulässig (schwer entflammbar, müssen sich nach Entfernen der Zündquelle selbst löschen).
Da uns derzeit nur B1-zertifizierte Tischdecken, aber keine passenden Hussen zur Verfügung stehen, dürfen im KKS nur Stehtische ohne Hussen verwendet werden.

Wollen Sie weitere Dateien ergänzen, wählen Sie bitte das ➕ -Symbol am rechten Bildrand.

Programme und Werbung

Bitte senden Sie möglichst 10 Tage vor Ihrer Veranstaltung die Programminformationen zur Erstellung des Konzertprogramms an die Abteilung Kommunikation: programme@hmtm.de

Sofern das Programm bereits vorhanden ist, bitte hier hochladen.

Fragen zu Werbemaßnahmen, Pressearbeit etc. bitte frühzeitig an die Abteilung Kommunikation: presse@hmtm.de

Ton- und Videoaufnahmen oder Livestream

Sind Ton- oder Videoaufnahmen bzw. ein Livestream geplant?*

Ja

Nein

Um welche Art von Aufnahme handelt es sich?

Audiomitschnitt durch Tonstudio HMTM (vorab genehmigt durch HL)

Videomitschnitt durch Tonstudio HMTM (vorab genehmigt durch HL)

Livestream der Veranstaltung (vorab genehmigt durch HL)

Ton- und Videoaufnahme der Veranstaltung über die vorhandene Mitschnittanlage (nur in den Räumen A040, A151, COA, RH, Kleiner Saal HP8 möglich)

Mitschnitt durch eine*n Kooperationspartner*in oder externen Dienstleister

Welche Zeiten wurden mit dem Tonstudio bzw. mit Gerhard Breinl besprochen?*

BITTE BEACHTEN SIE:

1. ZUGANGSDATEN: Für die Mitschnittanlagen müssen Zugangsdaten in Form einer gültigen LRZ-Kennung vorliegen. Diese ist mit einem E-Mail-Account der HMTM verknüpft. Die Anlage ist störanfällig, daher kann das Tonstudio der HMTM die Funktionsfähigkeit nicht zu 100% garantieren.

2. PRÜFUNGEN: Ton- und Videoaufnahmen in Eigenregie oder über die Mitschnittanlage sind bei Prüfungen untersagt. Nur bei den Hauptfachprüfungen der Studiengänge Komposition, Komposition für Film und Medien, Chordirigieren und Orchesterdirigieren sind Ton- und Videoaufnahmen erlaubt.

4. Instrumente, Bühne und Technik

Instrumente

Werden Instrumente benötigt?

Ja

Nein

Benötigte Instrumente*

Genauere Angabe welche Flügel zur Verfügung gestellt werden sollen

Genauere Angabe zum Cembalo

Genauere Angabe zum Drumset

Genauere Angabe zum Schlagwerk

Welches Instrument wird benötigt? Wo steht das Instrument regulär?

Planen Sie ein Stück der modernen Literatur, bei dem eine spezielle Flügelpräparation notwendig ist?*

Ja

Nein

Bitte erläutern Sie die geplante Präparation genauer. Welche Materialien verwenden Sie? Planen SIe Applikationen? Werden Saiten mit den Fingern gezupft?

Ergänzungen zu den ausgewählten Instrumenten (Typ, Marke, Präperationen, usw.)

Transport

Wird ein Transport benötigt?

Ja

Nein

Transport wird durch Dozent*in bzw. Student*in in eigener Verantwortung durchgeführt

Welche Instrumente müssen transportiert werden? (Bitte angeben, wo das Instrument steht)

Stimmzeiten

Ist eine Instrumentenstimmung erforderlich?

Ja

Nein

Instrumentenstimmung erforderlich*

Weitere Instrumente

Gewünschte Stimmzeit während des Gesamtablaufs

Cembalo (Stimmung in Hz)

Gewünschte Stimmzeiten (Datum und Uhrzeit)

Anlieferung Instrument Datum

Anlieferung Instrument Uhrzeit

Nur von der Verwaltung auszufüllen:

Stimmung gebucht von ... für den Tag...

Ensembles und Solist*innen

Orchester*

Ja

Nein

Anzahl der Beteiligten

Chor*

Ja

Nein

Anzahl der Beteiligten

Ensembles*

Ja

Nein

Anzahl der verschiedenen Ensembles

Anzahl der Personen und geplanter Aufbau (pro Ensemble)

Anzahl der Solist*innen

Anzahl der Beteiligten insgesamt*

Orchesteraufbau

Weitere Requisiten

Anzahl Stühle

Anzahl Kontrabassstühle

Anzahl Notenpulte

Anzahl Pultablagen

Anzahl Klavierhocker

Anzahl Pultleuchten

Anzahl Instrumentenständer

Bitte erläutern Sie ihre genauen Anforderungen an die Instrumentenständer

Zusatzinformationen

Bühne (Saalzugang, Aufbau, Umbau)

Gewünschter Saalzugang (Möglichkeiten werden von KBB geprüft)

Datum*

Uhrzeit*

Aufbau Bühne

Datum*

Anfang Aufbau*

Ende Aufbau*

Bühnenaufbauten (Bitte Bühnenplan anhängen und Umbauten erläutern)

Zusätzliche Aufbauten

Anzahl Chorstufen

Anzahl Chorpodeste

Umbauten während der Vorstellung/des Konzerts erforderlich?*

Umbau wird eigenständig ausgeführt

Ein Bühnenhelfer ist erfolderlich

Zwei Bühnenhelfer sind erforderlich (bitte erläutern)

Nein

Kurze Erläuterung der Umbauten

Für Auf- und Umbauten bitte Bühnenplan einfügen

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Bühnenplan wird per Email an veranstaltungsorganisation@hmtm.de nachgereicht

Ja

Nein

Probezeiten (z.B. Generalprobe, Durchlauf, Anspielprobe)

Probezeiten benötigt?*

Ja

Nein

Um welche Probezeiten handelt es sich?*

Technik

Planen Sie den Einsatz von Medien- und Beschallungstechnik (z. B. Tonabnahme für Gesang oder Instrumente, Beschallung, Zuspielungen von Film und Ton, hybride Veranstaltung mit Konferenzsystem usw.)?*

Ja

Nein

Beratungsgespräch mit der Abteilung Veranstaltungstechnik hat stattgefunden am/mit:

Wird Beschallungstechnik benötigt?

Ja

Nein

Beschallungstechnik*

Weitere Beschallungstechnik

Anzahl der Gesangsmikrofone

Weitere Anmerkungen

Tonabnahme Instrumentalverstärkung*

Ja

Nein

Welche Instrumentalverstärkung ist notwendig?

Wie viele Monitore sind für welche Instrumentengruppe geplant?

Wird Medientechnik benötigt?*

Ja

Nein

Medientechnik*

Beamer

Zuspielung Ton

Zuspielung Film

Sonstige

Weitere Medientechnik

Leinwand

Groß

Klein

Zuspielung Film

Mit Untertiteln

Ohne Untertitel

Werden Medien benötigt?*

Ja

Nein

Benötigte Medien

Weitere Medien

Beleuchtung*

Standard Konzertbeleuchtung

Solist*innen-Licht

Spezielle Konzertbeleuchtung, wie Effekte und szenisches Licht, kann nur nach vorheriger Absprache mit der Abteilung Veranstaltungstechnik ermöglicht werden.

Erläuterung

Werden Datenträger benötigt?*

Ja

Nein

Benötigte Datenträger

Weitere Datenträger

Bereitstellung Rednermikrofone

Bereitstellung eines Rednermikrofons im Großen Konzertsaal (sofern mehr als ein Rednermikrofon gebraucht wird, bzw. ein oder mehrere Rednermikrofon(e) in anderen Sälen benötigt werden, bitte im Bereich "Technik" oben die Auswahl "ja" bestätigen)

Anzahl Rednermikrofone

Ergänzende Hinweise zur Veranstaltung

5. Zeitlicher Ablauf im Detail

HINWEIS ZUR REAKTORHALLE: Bitte beachten Sie, dass die maximale Schichtdauer für das Veranstaltungstechnik-Team 10 Stunden beträgt. Planen Sie daher Aufbau- und Probezeiten entsprechend ein. Außerhalb der Schichten kann die Reaktorhalle innerhalb der regulären Öffnungszeiten auch ohne Technikpersonal genutzt und gebucht werden. Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Rücksichtnahme!*

Ich habe die Voraussetzungen für die Buchung gelesen und verstanden.

Tag

Datum*

08:00-09:00 Uhr

09:00-10:00 Uhr

10:00-11:00 Uhr

11:00-12:00 Uhr

12:00-13:00 Uhr

13:00-14:00 Uhr

14:00-15:00 Uhr

15:00-16:00 Uhr

16:00-17:00 Uhr

17:00-18:00 Uhr

18:00-19:00 Uhr

19:00-20:00 Uhr

20:00-21:00 Uhr

21:00-22:00 Uhr

22:00-23:00 Uhr

Wollen Sie weitere Tage ergänzen, wählen Sie bitte das ➕ -Symbol am rechten Bildrand.

Falls Sie noch Fragen haben oder weitere Auskünfte benötigen, helfen wir gerne.

Zusätzliche Dateien bitte hier hochladen

Wollen Sie weitere Dateien ergänzen, wählen Sie bitte das ➕ -Symbol am rechten Bildrand.

Nur von der Verwaltung auszufüllen:

Historie

Planungsbogen geändert am …

Von ...

Anlass/Grund ...